Werk jij met planning = realisatie? Hoe leg je dat dan vast?
Als je niet werkt via het principe planning = realisatie, moet je exact vastleggen hoe lang een consult geduurd heeft. Begint het consult om 12:17, en eindigt het consult om 12:59, dan moet je 42 minuten vastleggen. Je mag dan een prestatie van een halfuur in rekening brengen bij de cliënt / verzekering. Je mag pas een consult van 45 minuten in rekening brengen wanneer de sessie 45 minuten of meer heeft geduurd.
Voordelen van planning = realisatie
Wanneer je werkt met planning = realisatie, hoef je niet meer secuur op de klok te letten om te bepalen welke prestatie je in rekening mag brengen. Je legt van tevoren vast hoe lang het consult zal duren, en dat mag je dan ook factureren.
Doordat zowel jij als de cliënt weet hoeveel tijd er gepland staat, is er duidelijkheid. De meeste cliënten (en behandelaren) houden van duidelijkheid 🙂
De cliënt weet wanneer jij tijd hebt voor hem of haar – en wanneer die tijd voorbij is.
En jij weet niet alleen hoeveel tijd je gereserveerd hebt voor de cliënt, maar ook welke omzet je kan verwachten.
Een paar minuten meer of minder heeft geen effect op de rekening. Behalve als de sessieduur meer dan een kwartier afwijkt van de geplande tijd, dan moet je de te factureren prestatie aanpassen. Een afwijking van meer dan 15 minuten valt voldoende op: het is logisch om de afwijking vast te leggen.
Leg vast dat je werkt volgens het principe planning = realisatie
Zorg ervoor dat de verzekeraar kan achterhalen dat je volgens dit principe werkt, en breng ook de cliënt op de hoogte van dit principe.
Dit kan je doen door het allereerst op je website te vermelden bij de informatie over de tarieven, het declareren/factureren en de vergoedingen.
Aan de cliënt maak je het het beste bekend vóór de eerste sessie. Bij de uitnodiging voor het eerste intakegesprek kan je aangeven dat je een bepaalde tijd reserveert en in rekening zal brengen. Vervolgens neem je dit principe op in de behandelovereenkomst en zorg je ervoor dat de cliënt voorafgaand aan elk consult weet wat de geplande starttijd en geplande duur van het consult zijn.
Gedurende de behandeling houd je de cliënt op de hoogte van de geplande consulten. Bijvoorbeeld via een digitale agenda waar de cliënt inzage in heeft, een cliëntportaal waarin de geplande sessies te raadplegen zijn, of een afsprakenkaartje waarop datum, starttijd en duur consult worden genoteerd. Mondeling mededelen en schriftelijk (of digitaal) bevestigen kan natuurlijk ook.
Evalueer of het principe nog werkt
Ga minstens eenmaal per jaar na of je een realistische agendavoering hanteert. Ga na of de geplande tijd gemiddeld overeenkwam met de gerealiseerde tijd. Was dat niet het geval: blijken geplande consulten van drie kwartier structureel uit te lopen tot een uur – of andersom, pas dan de agendaplanning aan.
Werk jij al volgens dit principe? Wat zijn jouw ervaringen, heb je nog tips of trics voor collega’s op dit gebied?
Ik lees ze graag! Laat je een reactie achter? Bedankt.