Denk jij er altijd aan om naar de verwijsbrief te vragen? Zorg ervoor dat je deze in bezit hebt én vastlegt in het EPD!
Bij het inschrijven van een nieuwe cliënt moet er veel vastgelegd worden. Allereerst moeten de persoonsgegevens opgenomen worden: volledige naam en geboortedatum; vaak controleer je deze via een legitimatiebewijs. Ook contactgegevens zijn belangrijk: (post-) adres, mail en telefoonnummer.
Om de behandeling vergoed te krijgen – zelfs als je via de cliënt factureert! – zijn verzekeringsgegevens nodig. Deze kan je verifiëren op de zorgpas, maar in het EPD kan je ook gebruik maken van COV: Controle Op Verzekeringsgegevens.
De verwijsgegevens zijn minstens zo belangrijk als de andere gegevens. De verwijsbrief was ook al in de DBC-tijd een voorwaarde voor declarabele prestaties. In 2017 zijn de Verwijsafspraken Geestelijke Gezondheidszorg van het Ministerie VWS vastgelegd. Met de komst van het zorgprestatiemodel zijn deze verwijsafspraken in 2021 bijgewerkt, zie link naar pagina rijksoverheid om deze te raadplegen.
Zonder verwijsbrief geen declarabele prestaties
Vraag cliënt bij aanmelding al om de verwijsbrief. Is deze er nog niet? Zorg er dan voor dat cliënt deze regelt vóór het eerste consult. Cliënt neemt mee bij inschrijving / eerste kennismaking / intake:
- legitimatie,
- zorgpas,
- verwijsbrief.
Maak duidelijk wat de gevolgen zijn bij het ontbreken van een verwijsbrief: gaat het consult niet door en betaalt de cliënt een no-show? Gaat het consult wel door en betaalt cliënt zelf de niet-declarabele factuur?
Is de cliënt de verwijsbrief vergeten, maar is deze wel al geschreven door de verwijzer? Dan kan uitgestelde correspondentie als reden opgegeven worden voor het nog ontbreken van de verwijsbrief en -gegevens. Gebruik dan verwijstype 3 tot de verwijsbrief wel is vastgelegd. Let er wel op dat je zo snel mogelijk de verwijsbrief in handen krijgt en deze alsnog vastlegt in het EPD!
Wat te doen bij een onvolledige verwijsbrief?
Er geldt voor de zorgaanbieder een inspanningsverplichting om bij de verwijzer de juiste informatie op te halen. Dit moet aantoonbaar zijn in het dossier. Leg dus vast wanneer gegevens ontbreken in de verwijsbrief. AGB-codes kunnen achterhaald worden via Vektis (zie link naar pagina vektis). Wanneer niet wordt aangegeven of verwijzen is voor de basis of de gespecialiseerde GGZ, dan mag je dat zelf bepalen en terugkoppelen aan de verwijzer als de cliënt in zorg komt na de intake.
Liever zo weinig mogelijk administratie?
Heb jij in de praktijk moeite met de administratie? Wil je liever al je tijd besteden aan behandelen en kost de administratie je eigenlijk veel te veel tijd? Neem dan contact op met mij: ik ondersteun je graag bij het stroomlijnen van de administratie. Het deel dat jij kan en wil uitbesteden, voer ik graag voor je uit.
Hierbij kan je denken aan checklists voor een volledige EPD-administratie, het invoeren van de contracten en gecontracteerde tarieven, het nalopen van de te declareren en te factureren prestaties, maar ook het uitvoeren van het declaratie- en facturatieproces.
Ik heb veel plezier in dit soort klusjes, en jij kan je tijd veel beter besteden! Neem contact met me op voor een vrijblijvende kennismaking.